Grappling Lab Sweden behandlar personuppgifter för att kunna bedriva och administrera en Submission Wrestling-klubb. Det handlar främst om kontakt med personer som vill provträna, administration av medlemskap, praktisk kommunikation om träning samt hantering av betalning och säkerhet i verksamheten.
Personuppgiftsansvarig
Grappling Lab Sweden AB är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som beskrivs på denna sida. Vid frågor om personuppgifter kan du kontakta oss på Info@GrapplingLabSweden.se.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
När du kontaktar oss via formuläret kan vi behandla namn, mailadress, telefonnummer och det meddelande du själv skriver. Om du börjar provträna eller blir medlem kan vi även behandla uppgifter som behövs för medlemsadministration, betalning, autogiro, närvarorelaterad kommunikation och praktisk information om träningen.
Varför behandlar vi uppgifterna?
Vi behandlar personuppgifter för att kunna svara på frågor, ta emot intresseanmälningar, administrera provträning, hantera medlemskap, skicka praktisk information och följa upp sådant som rör klubbens verksamhet. Uppgifterna används inte för ändamål som saknar koppling till Grappling Lab Swedens verksamhet.
Rättslig grund
Den rättsliga grunden beror på varför personuppgifterna behandlas.
När du kontaktar oss med frågor, anmäler intresse för provträning eller ansöker om medlemskap behandlar vi de uppgifter som behövs för att besvara din förfrågan och administrera kontakten.
Om behandlingen sker för att hantera en medlemsansökan eller vidta åtgärder inför ett möjligt medlemsavtal grundas behandlingen på artikel 6.1 b i GDPR.
När det gäller allmänna frågor, planering av provträning och annan kommunikation som inte direkt avser ingående av ett avtal grundas behandlingen på artikel 6.1 f i GDPR. Vårt berättigade intresse består i att kunna besvara förfrågningar, planera verksamheten och kommunicera med personer som är intresserade av Grappling Lab Sweden.
När du blir medlem behandlar vi de uppgifter som behövs för att ingå och fullgöra medlemsavtalet, administrera medlemskapet, kommunicera med dig och hantera medlemsavgifter och betalningar. Behandlingen grundas på artikel 6.1 b i GDPR.
Uppgifter som måste behandlas eller sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis enligt bokföringslagstiftningen, behandlas med stöd av artikel 6.1 c i GDPR.
Personuppgifter som behövs för att driva och skydda webbplatsen, förebygga missbruk, upptäcka tekniska fel, sammanställa serverbaserad besöksstatistik eller fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk behandlas med stöd av artikel 6.1 f i GDPR. Våra berättigade intressen består i att kunna bedriva en säker och fungerande verksamhet, förbättra webbplatsen, hantera incidenter och tillvarata bolagets rättsliga intressen.
Externa funktionella tjänster, såsom Google Maps och inbäddade YouTube-videor, aktiveras endast efter att du har lämnat ditt samtycke. Sådan behandling grundas på artikel 6.1 a i GDPR. Du kan när som helst återkalla eller ändra ditt samtycke genom webbplatsens cookieinställningar.
Träning, säkerhet och hälsouppgifter
Submission Wrestling är en fysisk kontaktsport. Vi ber dig därför att informera instruktörerna om skador eller andra omständigheter som är viktiga för att träningen ska kunna genomföras på ett säkert sätt.
Vi efterfrågar normalt inte hälsouppgifter genom webbplatsens formulär och upprättar inte något allmänt register över medlemmarnas hälsa.
Om du frivilligt lämnar information om en skada eller din hälsa försöker vi i första hand använda informationen endast i den aktuella träningssituationen utan att dokumentera den.
Om det är nödvändigt att registrera eller spara en hälsouppgift ska detta normalt ske först efter att du har lämnat ett separat och uttryckligt samtycke. Behandlingen grundas då på artiklarna 6.1 a och 9.2 a i GDPR.
Du kan när som helst återkalla ett sådant samtycke. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomfördes innan samtycket återkallades.
Om uppgifter om en skada eller incident måste behandlas för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk kan behandlingen grundas på artiklarna 6.1 f och 9.2 f i GDPR.
I en akut situation där en person är fysiskt eller rättsligt förhindrad att lämna samtycke kan behandling i undantagsfall vara nödvändig för att skydda personens eller någon annans grundläggande intressen enligt artiklarna 6.1 d och 9.2 c i GDPR.
Bilder och film
Bilder, filmer och ljudupptagningar där en person kan identifieras är personuppgifter.
Grappling Lab Sweden AB har valt att använda separat samtycke som rättslig grund när identifierbara bilder eller filmer publiceras i marknadsföringssyfte på webbplatsen, i sociala medier eller i annat marknadsföringsmaterial. Behandlingen grundas då på artikel 6.1 a i GDPR.
För personer under 18 år inhämtar vi vårdnadshavares godkännande. Vi tar även hänsyn till barnets egen vilja och mognad.
Ett samtycke kan återkallas när som helst genom att kontakta oss. Efter att samtycket har återkallats ska materialet inte användas i nya publiceringar. Vi ska även utan onödigt dröjsmål vidta skäliga åtgärder för att ta bort material från webbplatser, konton och andra kanaler som vi själva kontrollerar.
Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomfördes innan samtycket återkallades.
Google Maps och YouTube
Vi använder Google Maps för att visa kartor och vägbeskrivningar samt YouTube för att visa inbäddade videor.
Tjänsterna laddas först efter att du har samtyckt till funktionella tjänster genom webbplatsens cookieinställningar. När en karta eller video laddas kan Google och YouTube behandla tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress, information om webbläsare och enhet samt uppgifter om hur tjänsten används.
Google och YouTube kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för delar av denna behandling. Deras behandling sker enligt deras egna integritetsvillkor.
Vilka får del av uppgifterna och vilka leverantörer använder vi?
Personuppgifter hanteras endast av personer inom Grappling Lab Sweden AB som behöver uppgifterna för att administrera kontakt, provträning, medlemskap, bokföring och betalning. Vi använder följande leverantörer och tjänster:
Netlify: används för drift och publicering av webbplatsen, hantering av webbformulär, tekniska loggar och Netlify Web Analytics.
YouTube och Google: används för att visa inbäddade videor på webbplatsen. Videorna laddas i integritetsförbättrat läge från youtube-nocookie.com och först efter att besökaren har samtyckt till funktionella tjänster. När en video laddas eller spelas upp kan YouTube och Google behandla tekniska uppgifter, såsom IP-adress, webbläsarinformation och uppgifter om användningen av videon, enligt sina egna villkor.
Proton Mail: används för e-post och kommunikation med personer som kontaktar oss, provtränar eller är medlemmar.
Fortnox: används för bokföring, fakturering, betalningsadministration och annan ekonomisk administration.
Swedbank: används för företagskonto, banktjänster, betalningar och hantering av autogiro.
Bankgirot: används för bankgiro, autogiro och förmedling av betalningsuppgifter.
Netlify, Proton Mail och Fortnox kan behandla personuppgifter för vår räkning när de tillhandahåller sina respektive tjänster. Sådan behandling ska omfattas av tillämpliga avtal och dataskyddsvillkor. YouTube och Google kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för den behandling som sker när videor laddas eller spelas upp. Swedbank och Bankgirot behandlar uppgifter för att genomföra betalningar och kan även ha egna rättsliga skyldigheter, exempelvis enligt regler om bankverksamhet, betalningar, bokföring och åtgärder mot penningtvätt. De kan därför vara självständigt personuppgiftsansvariga för delar av behandlingen. Vi lämnar endast ut de uppgifter som behövs för respektive tjänst och ändamål.
Överföring av personuppgifter utanför EU och EES
Vissa av våra leverantörer kan behandla personuppgifter utanför EU och EES.
Netlify kan behandla personuppgifter i USA och i andra länder. Netlify uppger att överföringar till länder som saknar beslut om adekvat skyddsnivå bland annat kan skyddas genom EU-kommissionens standardavtalsklausuler. För överföringar till USA kan EU–USA ramverk för dataskydd användas när den mottagande organisationen omfattas av ramverket.
Google och YouTube kan behandla personuppgifter i USA och andra länder. Google LLC uppger att bolaget omfattas av EU–USA ramverk för dataskydd.
Proton Mail tillhandahålls av Proton AG i Schweiz. Schweiz omfattas av ett beslut från EU-kommissionen om adekvat skyddsnivå.
När en överföring sker till ett land som inte omfattas av ett beslut om adekvat skyddsnivå ska överföringen grundas på lämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler.
Du kan kontakta oss om du vill få mer information om en viss överföring, vilken skyddsåtgärd som används eller hur du kan få tillgång till en kopia av de tillämpliga skyddsåtgärderna.
Serverbaserad besöksstatistik genom Netlify
Vi använder Netlify Web Analytics för att få sammanställd statistik om hur webbplatsen används, exempelvis antal sidvisningar, unika besökare, besökta sidor, hänvisande webbplatser, ungefärlig geografisk fördelning och tekniska fel såsom saknade sidor. Statistiken tas fram från Netlifys server- och CDN-loggar. Enligt Netlify används inga cookies och inget analysskript körs i besökarens webbläsare för denna funktion. För att beräkna unika besökare skiljer Netlify mellan olika IP-adresser inom den valda tidsperioden. Tekniska anslutningsuppgifter, däribland IP-adress, kan därför behandlas av Netlify. Behandlingen sker med stöd av vårt berättigade intresse av att förstå hur webbplatsen används, upptäcka tekniska problem och förbättra webbplatsen. Grappling Lab Sweden använder inte statistiken för att identifiera enskilda besökare eller för direktmarknadsföring. Eftersom tjänsten är serverbaserad och inte använder cookies styrs den inte av valen i webbplatsens cookieruta. Lagring och gallring följer de inställningar och villkor som gäller för vår Netlify-tjänst.
Hur länge sparas uppgifterna?
Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål som uppgifterna samlades in för. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna, om vi inte måste behålla dem på grund av lag eller för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Personer som provtränar men inte blir medlemmar: namn, kontaktuppgifter, meddelanden och uppgifter som används för att administrera provträningen raderas eller avidentifieras senast tre månader efter den senaste provträningen eller den senaste kontakten, beroende på vilket som inträffar sist. Uppgifterna kan sparas längre om personen uttryckligen ber oss att fortsätta kontakten, om ett pågående ärende måste hanteras eller om lag kräver det.
Medlemsuppgifter under medlemskapet: uppgifter som behövs för medlemsadministration, kommunikation och betalning sparas så länge medlemskapet pågår.
Medlemsuppgifter efter avslutat medlemskap: det vanliga medlemsregistret och löpande kontaktuppgifter raderas eller avidentifieras senast tolv månader efter att medlemskapet har avslutats. Begränsade avtals-, samtyckes- och betalningsuppgifter som behövs för att hantera krav, invändningar eller tvister kan sparas i upp till tre år efter att medlemskapet har avslutats. Om ett ärende eller en tvist fortfarande pågår får de uppgifter som behövs sparas tills ärendet är slutligt avgjort.
Bokföringsunderlag: uppgifter som ingår i räkenskapsinformation, exempelvis fakturor och betalningsunderlag, sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då det aktuella räkenskapsåret avslutades.
Skador, incidenter och försäkringsärenden: uppgifter som behövs för att hantera en skada, incident, försäkringsfråga eller ett rättsligt anspråk sparas endast så länge ärendet och eventuella rättsliga skyldigheter kräver det. Därefter raderas eller avidentifieras uppgifterna.
Samma gallringsprinciper gäller för uppgifter som finns i e-post, administrativa system och andra arbetskopior. Säkerhetskopior skrivs över enligt respektive leverantörs ordinarie rutiner.
Måste personuppgifterna lämnas?
De uppgifter som är markerade som obligatoriska i våra formulär behövs för att vi ska kunna besvara din förfrågan, administrera en provträning eller behandla en medlemsansökan.
Namn och kontaktuppgifter behövs för att vi ska kunna identifiera och kommunicera med dig. Uppgifter som behövs för betalning och autogiro måste lämnas för att vi ska kunna hantera betalningen genom det valda betalningssättet.
Om nödvändiga uppgifter inte lämnas kan vi inte alltid besvara förfrågan, administrera provträningen, behandla medlemsansökan eller fullgöra medlemsavtalet.
Uppgifter som inte är markerade som obligatoriska är frivilliga. Det är även frivilligt att samtycka till externa funktionella tjänster, fotografering, filmning och annan behandling som grundas på samtycke.
Dina rättigheter
Du har rätt att begära bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig. Om vi behandlar sådana uppgifter har du rätt att få tillgång till dem och få en kopia av personuppgifterna.
Du har även rätt att, när förutsättningarna enligt GDPR är uppfyllda, begära:
- rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter,
- radering av personuppgifter,
- begränsning av behandlingen,
- att invända mot behandling som grundas på ett berättigat intresse,
- dataportabilitet för personuppgifter som behandlas automatiserat med stöd av samtycke eller avtal.
När behandlingen grundas på samtycke har du rätt att återkalla samtycket när som helst. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av den behandling som genomfördes innan samtycket återkallades.
Rättigheterna är inte absoluta. En begäran kan i vissa fall helt eller delvis avslås om fortsatt behandling krävs enligt lag eller är nödvändig för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
Kontakta oss på Info@GrapplingLabSweden.se om du vill använda någon av dina rättigheter. Vi besvarar normalt din begäran inom en månad.
Automatiserat beslutsfattande och profilering
Grappling Lab Sweden AB använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som innebär att beslut fattas enbart genom automatiserad behandling och som får rättsliga eller på liknande sätt betydande konsekvenser för dig.
Externa leverantörer kan behandla uppgifter enligt sina egna integritetsvillkor när du väljer att aktivera deras tjänster.
Klagomål
Om du anser att dina personuppgifter behandlas felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, IMY.
Ändrade ändamål och uppdateringar
Om vi avser att börja behandla redan insamlade personuppgifter för ett nytt ändamål ska du få information om det nya ändamålet och övrig relevant information innan den nya behandlingen påbörjas.
Denna information kan uppdateras om verksamheten, webbplatsen, leverantörerna eller vår behandling av personuppgifter förändras.