Hantering av personuppgifter hos Grappling Lab Sweden AB

Gäller från 2026-09-01

Grappling Lab Sweden AB, org.nr (559599-2891) (“Grappling Lab”, “vi”), behandlar personuppgifter om dig som kontaktar oss, provtränar, ansöker om medlemskap eller är medlem (“Medlemmen”) i vår Submission Wrestling-verksamhet. Detta dokument (“Personuppgiftspolicyn”) beskriver vilka personuppgifter vi behandlar, varför, med vilken rättslig grund, hur länge, samt vilka rättigheter du har.

Personuppgiftspolicyn kompletterar våra allmänna villkor för medlemskap (“Villkoren”), som du hittar på grapplinglabsweden.se (“Webbplatsen”). Villkoren och Medlemsavtalet reglerar hur ett medlemskap ingås och nyttjas; den här policyn reglerar hur vi hanterar dina personuppgifter i samband med det.

1. Personuppgiftsansvarig och kontakt

1.1 Grappling Lab Sweden AB är personuppgiftsansvarig för den behandling som beskrivs i denna policy.

1.2 Har du frågor om vår hantering av personuppgifter, eller vill utöva någon av dina rättigheter enligt avsnitt 11, kontaktar du oss på Info@GrapplingLabSweden.se. Vi besvarar normalt din begäran inom en månad.

2. Kategorier av personuppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter vi behandlar om dig beror på hur du interagerar med oss – som besökare, provträningsdeltagare eller Medlem. Nedan beskrivs de kategorier av personuppgifter som kan förekomma inom vår verksamhet.

3. Behandlingsaktiviteter, ändamål och rättslig grund

Nedan beskrivs varför vi behandlar personuppgifter, vilka kategorier av uppgifter (enligt avsnitt 2) det kan gälla, och vilken rättslig grund vi stödjer oss på.

a) För att besvara förfrågningar och administrera provträning

Exempel på behandling: besvara frågor via kontaktformuläret, boka in och administrera provträning.

Kategorier av personuppgifter: Identitets- och kontaktuppgifter, Kommunikationsuppgifter, Tränings- och närvarouppgifter.

Rättslig grund: vårt berättigade intresse av att kunna besvara förfrågningar och planera verksamheten (artikel 6.1 f GDPR). Om förfrågan avser en möjlig medlemsansökan grundas behandlingen i stället på artikel 6.1 b GDPR (åtgärder inför ett avtal).

b) För att hantera medlemsansökan samt ingå och identifiera parten i Medlemsavtalet

Exempel på behandling: granska medlemsansökan, upprätta och skicka Medlemsavtalet, möjliggöra identifiering och elektronisk signering med BankID via den digitala signeringstjänst som anges i Villkoren (för närvarande Verified).

Kategorier av personuppgifter: Identitets- och kontaktuppgifter, Medlemskaps- och avtalsuppgifter.

Rättslig grund: artikel 6.1 b GDPR (åtgärder inför och fullgörande av avtal). Personnumret behandlas dessutom med stöd av 3 kap. 10 § lagen (2018:218) med kompletterande bestämmelser till EU:s dataskyddsförordning, eftersom en säker identifiering av rätt part är klart motiverad med hänsyn till ändamålet.

c) För att administrera Medlemskapet, kommunicera och hantera uppsägning

Exempel på behandling: skicka praktisk information om träningen, hantera uppsägningar och andra avtalsändringar, föra medlemsregister.

Kategorier av personuppgifter: Identitets- och kontaktuppgifter, Medlemskaps- och avtalsuppgifter, Kommunikationsuppgifter.

Rättslig grund: artikel 6.1 b GDPR.

d) För att hantera betalning, autogiro och bokföring

Exempel på behandling: fakturering, hantering av autogiro och andra betalningssätt, bokföring och redovisning.

Kategorier av personuppgifter: Identitets- och kontaktuppgifter, Medlemskaps- och avtalsuppgifter, Betalningsuppgifter.

Rättslig grund: artikel 6.1 b GDPR för själva betalningshanteringen; artikel 6.1 c GDPR för uppgifter som måste sparas enligt bokföringslagstiftning.

e) För att driva och skydda Webbplatsen

Exempel på behandling: drift och publicering av Webbplatsen, hantering av webbformulär, felsökning, sammanställd besöksstatistik. Sådan statistik tas normalt fram genom serverloggar snarare än cookies i din webbläsare, och styrs i så fall inte av Webbplatsens cookieinställningar.

Kategorier av personuppgifter: Teknisk data och webbplatsdata, Kommunikationsuppgifter.

Rättslig grund: artikel 6.1 f GDPR – vårt berättigade intresse av en säker och fungerande webbplats.

f) För externa funktionella tjänster (kartor, videor)

Exempel på behandling: visning av kartor och inbäddade videor på Webbplatsen, om sådana finns.

Kategorier av personuppgifter: Teknisk data och webbplatsdata.

Rättslig grund: artikel 6.1 a GDPR – ditt samtycke via Webbplatsens cookieinställningar. Du kan när som helst återkalla eller ändra samtycket där.

g) För att uppfylla rättsliga skyldigheter

Exempel på behandling: efterlevnad av bokföringslagstiftning, lag om åtgärder mot penningtvätt hos våra betaltjänstleverantörer, eller annan tillämplig lag.

Kategorier av personuppgifter: samtliga kategorier enligt avsnitt 2, i den utsträckning det krävs.

Rättslig grund: artikel 6.1 c GDPR.

h) För att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk

Exempel på behandling: hantera invändningar, krav, tvister eller försäkringsärenden kopplade till Medlemskapet eller träningen.

Kategorier av personuppgifter: samtliga kategorier enligt avsnitt 2, i den utsträckning det är relevant för anspråket.

Rättslig grund: artikel 6.1 f GDPR, eller artikel 9.2 f GDPR om hälsouppgifter berörs.

4. Hälsouppgifter och träningssäkerhet

4.1 Submission Wrestling är en fysisk kontaktsport. Vi ber dig därför informera instruktörerna om skador eller andra förhållanden som är viktiga för att träningen ska kunna genomföras säkert.

4.2 Vi efterfrågar normalt inte hälsouppgifter i Webbplatsens formulär och för inget allmänt register över Medlemmars hälsa. Lämnar du frivilligt information om en skada eller din hälsa används den i första hand endast i den aktuella träningssituationen, utan dokumentation.

4.3 Om det är nödvändigt att registrera eller spara en hälsouppgift sker detta normalt först efter ett separat och uttryckligt samtycke (artikel 6.1 a och 9.2 a GDPR). Samtycket kan återkallas när som helst, utan att det påverkar lagligheten av behandling som redan skett.

4.4 Om uppgifter om en skada eller incident måste behandlas för ett rättsligt anspråk kan det ske med stöd av artikel 6.1 f och 9.2 f GDPR. I en akut situation där du är förhindrad att lämna samtycke kan behandling i undantagsfall vara nödvändig för att skydda grundläggande intressen (artikel 6.1 d och 9.2 c GDPR).

5. Bilder och film

5.1 Bilder, filmer och ljudupptagningar där en person kan identifieras utgör personuppgifter. Vi publicerar sådant material i marknadsföringssyfte – på Webbplatsen, i sociala medier eller annat marknadsföringsmaterial – enbart med stöd av ditt samtycke (artikel 6.1 a GDPR).

5.2 För personer under 18 år inhämtar vi vårdnadshavares godkännande och tar även hänsyn till barnets egen vilja och mognad.

5.3 Samtycket kan återkallas när som helst genom att kontakta oss. Materialet används då inte i nya publiceringar, och vi vidtar utan onödigt dröjsmål skäliga åtgärder för att ta bort det från kanaler vi själva kontrollerar. Ett återkallat samtycke påverkar inte lagligheten av behandling som redan skett.

6. Mottagare av personuppgifter

6.1 Personuppgifter hanteras i första hand av personer inom Grappling Lab som behöver uppgifterna för sina arbetsuppgifter. Vi kan även dela uppgifter med följande kategorier av mottagare, i den utsträckning det krävs för respektive ändamål enligt avsnitt 3:

• Leverantörer av drift-, IT- och kommunikationstjänster för Webbplatsen och e-post.
• Leverantörer av AI-baserade tjänster och digitala stödverktyg som kan användas som stöd vid exempelvis administration, kommunikation, dokumenthantering och analys. Personuppgifter behandlas genom sådana tjänster endast i den utsträckning det är nödvändigt för de ändamål som anges i denna Personuppgiftspolicy och i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning.
• Leverantör av digital avtalshantering, elektronisk signering och säker identifiering med BankID (för närvarande Verified).
• Betaltjänstleverantörer och banker, till exempel för hantering av bankgiro och autogiro.
• Leverantörer av bokförings-, fakturerings- och redovisningstjänster.
• Leverantörer av kart- och videotjänster som visas inbäddade på Webbplatsen, om sådana finns.
• Rådgivare, till exempel jurister, revisorer och inkassoombud.
• Myndigheter, när det krävs enligt lag.
• Domstolar och motparter, vid ett rättsligt anspråk.
• En potentiell köpare eller motpart, om Grappling Labs verksamhet eller Medlemsavtal enligt Villkoren skulle överlåtas.

6.2 Leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning gör det enligt våra instruktioner och ett personuppgiftsbiträdesavtal. Vissa mottagare – till exempel banker, betalningsförmedlare och leverantörer av kart- eller videotjänster – kan vara självständigt personuppgiftsansvariga för delar av sin behandling, enligt sina egna villkor och rättsliga skyldigheter. Vi lämnar alltid endast de uppgifter som är nödvändiga för det aktuella ändamålet.

6.3 Vill du veta mer om vilka specifika leverantörer vi använder för en viss kategori ovan är du välkommen att kontakta oss.

6.4 Grappling Lab kan använda AI-baserade tjänster och digitala stödverktyg som hjälpmedel i verksamheten. I samband med sådan användning kan personuppgifter behandlas, exempelvis för administrativa, kommunikativa, dokumentrelaterade eller analytiska ändamål. Sådan behandling sker endast när den är relevant och nödvändig för ett ändamål som anges i denna Personuppgiftspolicy och med den rättsliga grund som gäller för den aktuella behandlingen. Grappling Lab eftersträvar att begränsa mängden personuppgifter som behandlas genom AI-baserade tjänster till vad som är nödvändigt för det aktuella ändamålet.

7. Överföring av personuppgifter utanför EU och EES

7.1 Vissa av de leverantörer vi använder kan behandla personuppgifter utanför EU och EES, till exempel om en leverantör har servrar eller supportfunktioner i tredje land.

7.2 En sådan överföring sker alltid med stöd av en rättslig grund enligt avsnitt 3, och skyddas genom ett beslut om adekvat skyddsnivå, EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller en annan skyddsåtgärd som krävs enligt GDPR.

7.3 Du kan kontakta oss för mer information om en specifik överföring, vilken skyddsåtgärd som används, eller för att få en kopia av tillämpliga skyddsåtgärder.

8. Hur länge sparar vi uppgifterna?

8.1 Vi sparar inte personuppgifter längre än vad som behövs för det ändamål de samlades in för, om vi inte måste behålla dem enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

8.2 Provträning som inte leder till Medlemskap: raderas eller avidentifieras normalt senast tre månader efter den senaste provträningen eller kontakten, beroende på vilket som inträffar sist.

8.3 Medlemsansökningar som inte leder till Medlemsavtal: raderas eller avidentifieras normalt senast tre månader efter att ansökan avslutats eller den senaste kontakten, beroende på vilket som inträffar sist.

8.4 Under pågående Medlemskap: uppgifter som behövs för medlemsadministration, kommunikation, betalning och avtalshantering sparas så länge Medlemskapet pågår.

8.5 Efter avslutat Medlemskap: medlemsregister och löpande kontaktuppgifter raderas eller avidentifieras normalt senast tolv månader efter avslut. Begränsade avtals-, signerings-, samtyckes- och betalningsuppgifter som kan behövas för att hantera krav eller tvister – inklusive det signerade Medlemsavtalet och signeringsunderlaget – kan sparas i upp till tre år efter avslutat Medlemskap, eller längre om ett ärende fortfarande pågår.

8.6 Bokföringsunderlag: sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagstiftningen.

8.7 Skador, incidenter och försäkringsärenden: sparas endast så länge ärendet och eventuella rättsliga skyldigheter kräver det.

9. Måste du lämna dina personuppgifter?

9.1 Uppgifter som är markerade som obligatoriska i våra formulär behövs för att vi ska kunna besvara din förfrågan, administrera provträning, behandla en medlemsansökan och möjliggöra elektronisk signering enligt Villkoren. Uppgifter som behövs för betalning måste lämnas för att vi ska kunna hantera det valda betalningssättet.

9.2 Lämnas inte nödvändiga uppgifter kan vi i vissa fall inte behandla din ansökan, upprätta eller signera Medlemsavtalet, eller fullgöra det.

9.3 Uppgifter som inte är markerade som obligatoriska är frivilliga, liksom samtycke till externa funktionella tjänster, fotografering, filmning och annan samtyckesbaserad behandling.

10. Automatiserat beslutsfattande och profilering

10.1 Grappling Lab använder inte automatiserat beslutsfattande eller profilering som ensamt fattar beslut med rättsliga eller därmed jämförbara konsekvenser för dig. Beslut om medlemsansökningar fattas av Grappling Lab, även när elektronisk identifiering och signering enligt Villkoren används som ett hjälpmedel i processen.

10.2 AI-baserade tjänster kan användas som stödverktyg i verksamheten, men används inte för att självständigt fatta beslut om enskilda Medlemmar som medför rättsliga eller därmed jämförbara konsekvenser.

11. Dina rättigheter

11.1 Du har rätt att få bekräftat om vi behandlar personuppgifter om dig, och i så fall få tillgång till dem samt en kopia.

11.2 Du har även rätt att, när förutsättningarna i GDPR är uppfyllda, begära:

• rättelse av felaktiga eller ofullständiga uppgifter,
• radering av personuppgifter,
• begränsning av behandlingen,
• att invända mot behandling som grundas på berättigat intresse, och
• dataportabilitet för uppgifter som behandlas automatiserat med stöd av samtycke eller avtal.

11.3 När behandlingen grundas på samtycke har du rätt att återkalla det när som helst, utan att det påverkar lagligheten av tidigare behandling.

11.4 Rättigheterna är inte absoluta – en begäran kan helt eller delvis avslås om fortsatt behandling krävs enligt lag eller för att fastställa, göra gällande eller försvara ett rättsligt anspråk.

11.5 Kontakta oss enligt avsnitt 1.2 för att utöva dina rättigheter.

12. Klagomål

12.1 Anser du att dina personuppgifter behandlas felaktigt har du rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

13. Ändringar av denna policy

13.1 Vi kan uppdatera denna policy om vår verksamhet, Webbplatsen, våra leverantörer eller vår behandling av personuppgifter förändras. Om vi avser att behandla redan insamlade uppgifter för ett nytt ändamål informerar vi dig om det innan den nya behandlingen påbörjas.